第一章 总则

第一条为加强档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，充分发挥档案在教学、科研、管理等各项工作中的作用，提高档案信息化建设水平，推进学校治理体系和治理能力现代化，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等文件精神，结合学校实际，制定本办法。

第二条本办法所称档案，是指学校在教学、科研、管理及其他各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录及有价值的实物。

第三条坚持党对档案工作的领导。学校将档案工作纳入整体发展规划，并在人员、经费、库房、设备等方面给予保证。

第四条学校档案工作实行统一领导、分级管理的原则，将档案工作纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围，在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第五条全校各部门及个人应严格执行国家、学校档案的有关规定，确保档案完整、准确、系统和安全，严守档案秘密，大力开发档案信息资源，满足学校和社会的需要。

第二章 机构设置与职责

第六条学校档案工作由校长领导，成立档案工作领导小组，校长担任组长，分管校领导担任副组长，各部门主要负责人为小组成员。档案工作领导小组下设办公室，办公室设在党政办，党政办主任兼任档案工作办公室主任，各部门专（兼)职档案员为办公室成员。

第七条档案工作领导小组职责：

（一）贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法律、法规和上级有关档案工作的指示、规定和办法等；

（二）对学校各部门档案工作进行监督、检查、考核；

（三）审议通过学校档案工作的规划、计划；

（四）加强对学校档案工作的组织实施和统筹协调；

（五）解决学校档案工作中的重大事项等。

第八条档案工作领导小组办公室工作职责：

（一）负责协调和推进学校档案管理的各项工作；

（二）组织开展学校档案的宣传与教育工作；

（三）负责学校档案工作领导小组交办的其他工作。

第九条学校党政办公室设综合档案室，综合档案室是保存和提供利用学校档案的专门机构，配备符合要求的档案库房和管理设施。根据实际需要设立人事档案、学籍档案、教学档案、财务档案、保密档案等5个分室。

第十条综合档案室的职责：

（一）贯彻执行国家和湖南省关于档案工作的法律法规和方针政策；

（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作；

（七）对各分室进行业务指导、检查，开展学校档案工作人员的业务培训；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，发挥档案的文化教育功能；

（九）积极组织档案工作人员参加各种档案学术研究和交流活动；

（十）完成学校领导及上级业务主管部门交办的其他任务。

第十一条各分室是学校综合档案室的分支机构，接受综合档案室的业务指导，其主要职责是：

（一）贯彻执行国家和湖南省关于档案工作的法律法规、方针政策和学校档案工作规章制度；

（二）编制分室档案检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（三）及时做好分室档案材料的收集、整理、分类、鉴定、统计、归档等工作；

（四）积极参加各种档案学术研究和交流活动；

（五）开展档案的开放和利用工作。

第十二条各部门负责本部门的档案工作，其主要职责是：

（一）贯彻执行国家和湖南省关于档案工作的法律法规、方针政策和学校档案工作规章制度；

（二）根据学校档案工作规章制度，拟订本部门档案立卷归档范围和细则；

（三）各部门指定一名工作人员负责本部门档案的收集、整理、归档、移交等工作；

（四）接受综合档案室和上级业务主管部门的监督和指导；

（五）积极参加各种档案学术研究和交流活动；

（六）开展档案的开放和利用工作。

第十三条档案工作人员包括综合档案室、分室和各部门专（兼）职档案工作人员，其职责是：

（一）认真贯彻执行学校档案工作的规章制度；

（二）做好档案村料的整理、编目、鉴定、保管、统计、编研；

（三）按照学校档案管理和立卷归档制度，做好本部门（分室）档案的收集和整理工作，按时移交综合档案室；

（四）确保本部门（分室）档案的完整、准确、系统、安全和保密；

（五）努力学习专业知识，不断提高业务水平。

第三章 档案的收集与归档

第十四条学校实行电子文件和纸质文件归档的双轨制。学校档案材料收集的范围是：

（一）学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，即《高等学校档案管理办法》中规定应归档的党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会、声像等各类材料。

（二）教职工和校友个人在非职务活动中形成的有价值的重要文件材料，可通过征集、代管、捐赠等形式收集管理。

（三）学校停止使用的有保存价值的印章和有保存价值的牌匾、锦旗、徽章、奖章、奖杯等实物。

（四）重大活动、重要会议、上级领导视察、产品设计、工程竣工验收及大型仪器设备的启用等应归档的文件材料。

（五）与学校有关的各种具有保存价值的其他资料。

会计、科研、基建档案收集范围应当分别符合《会计档案管理办法》《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T2）、《建设项目档案管理规范》（DA/T28）及《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》规定。

照片档案的收集范围应当符合《照片档案管理规范》（GB/T11821）和《数码照片归档与管理规范》（DA/T50）规定。

其他门类档案收集范围按照国家相关规定执行。

第十五条电子文件应当连同元数据一并收集。收集的元数据应当符合《数字档案室建设指南》《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894）、《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46）、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T54）、《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T63）等规定。

第十六条学校档案材料归档、移交时间为：

（一）学校职能部门档案应当在次年六月底以前归档移交综合档案室；

（二）二级学院档案应当在次学年寒假前归档；

（三）会计档案由财务处统一收集、整理，保管一年后向综合档案室移交；

（四）科研类、专题性项目在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档；基建类档案应当在项目完成后三个月内归档，跨年度的项目，可分阶段归档。

第十七条归档的纸质文件材料用纸规范、字迹清晰，电子文件的归档要求按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《电子公文归档管理暂行办法》等相关规定执行，移交和接收档案必须履行手续，填写移交清单（见附件1）。

第四章 档案的管理

第十八条根据国家档案局《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（国家档案局第9号令）和《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）等相关精神，学校对室藏档案进行分类、编号、排列上架、编制检索工具。根据档案的保密程度，确定利用范围，建立档案查（借）阅和审批机制。

第十九条学校形成的文件材料，绝大部分永久或长期保存，无查考利用价值的事务性、临时性文件材料，一般不归档或短期保存。校外来文，凡针对学校的批复、指示文件材料要永久保存；普发的政策性文件材料或与学校业务工作有直接关系的文件材料，要长期保存；其他文件材料短期保存或不归档。

第二十条学校实行部门立卷归档制度。学校各部门档案工作人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。

第二十一条学校成立档案鉴定工作小组，负责学校档案鉴定工作。综合档案室主任任组长，综合档案室和各分室档案工作人员为小组成员。其主要职责是：

（一）编制和修订学校档案分类方案、归档范围和保管期限表；

（二）确定鉴定的原则和方法，督促、指导和检查各部门对档案材料进行系统完整地立卷归档；

（三）定期对已达到保管期限的档案进行鉴定处置。各部门对已达到保管期限的档案提出鉴定要求，由综合档案室组织开展鉴定工作，必要时可邀请相关领域专家参与。鉴定结束后，应当形成鉴定工作报告。对仍需继续保存的档案，应当重新划定保管期限并做出标注；对确无保存价值的档案，应当按规定予以销毁。

第二十二条经鉴定可以销毁的档案，应当按照以下程序销毁。

（一）根据档案鉴定工作报告，填写档案销毁清册（见附件2），列明拟销毁档案的档号、文号、责任者、题名、形成时间、应保管期限、已保管时间和销毁时间等内容，按档案工作协调机制报请审核批准；

（二）各部门组织档案销毁工作，与相关部门共同派员监销。监销人在档案销毁前，应当按照档案销毁清册所列内容进行清点核对；档案销毁后，应当在档案销毁清册上签名或盖章。销毁清册应当永久保存，一式两份，综合档案室留存一份归入全宗卷，立档部门留存一份。

第二十三条学校建立档案统计、检查制度，定期对档案的收集、整理、保管利用等情况进行检查和统计，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长报告，及时处理。

第二十四条综合档案室研究、改进档案保护技术，及时修补、修复残存档案。要建立和健全库房管理制度，落实防火、防盗、防虫、温度湿度控制等安全措施，确保档案安全。

第二十五条学校委托档案整理、开发利用和数字化等服务的，要与符合条件的档案服务企业签订委托协议，约定服务的范围、质量和技术标准等内容，并对受托方进行监督，确保档案的安全。

第五章 档案的利用与公布

第二十六条综合档案室要按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

档案属下列情况之一者，不对外公布：

(一)涉及国家秘密的；

(二)涉及专利或者技术秘密的；

(三)涉及个人隐私的；

(四)档案形成部门规定限制利用的。

第二十七条综合档案室所保存的档案，主要供本校师生利用。凡需利用档案者应遵循下列规定：

(一)在校师生须持本人学生证、身份证等有效证件，校外单位查询需提供单位介绍信、被查询人身份证和毕业证，经党政办主任同意后方可查阅；受委托查阅他人相关信息的，还须出示委托人身份证（或复印件）、被委托人本人身份证及委托书（委托人、受托人签字），并经党政办主任同意后方可查阅（见附件3）。

(二)查阅档案限在阅览室。案卷一般不外借，特殊情况需外借的，要经党政办主任和分管校领导批准。综合档案室工作人员应定期检查外借档案的归还情况，如发现损坏或丢失的，要写出书面报告，报请学校处理。

第二十八条对于重要的、珍贵的档案和资料，一般不提供原件。确有特殊需要，须经党政办主任及学校领导批准。

加盖学校公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第二十九条综合档案室根据学校和社会需要，有计划、有步骤开展档案的编硏工作，有针对性地参与校内外编史修志工作，编写重要参考资料，包括学校史料、沿革、基础数据、大事记、重要档案史料汇编等。

第六章 档案信息化建设

第三十条学校保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。

第三十一条学校逐步完成室藏档案的数字化工作，实现档案的收集、整理、移交、归档、统计、查询、利用等全业务流程的信息化管理。

第三十二条学校积极推进电子档案管理信息系统建设，将档案管理系统与办公自动化系统、业务系统等相互衔接，实现电子文件在线归档。

第三十三条电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案与传统载体档案具有同等效力。

第三十四条综合档案室要对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

第三十五条综合档案室负责档案数字资源的收集、保存和提供利用，加快建设档案服务信息化平台，在条件允许的情况下，建设数字档案馆。

第七章 考核与处罚

第三十六条学校建立档案工作检查、考核、评估机制。将档案工作纳入专（兼）职档案人员、各部门负责人和部门年度绩效考核。

第三十七条学校各部门负责人和档案工作人员有下列行为之一的，由学校责令限期改正；情节严重的，依据相关规定给予相应处分：

（一）丢失属于学校所有的档案的；

（二）擅自提供、抄录、复制、公布属于学校所有的档案的；

（三）买卖或者非法转让属于学校所有的档案的；

（四）篡改、损毁、伪造档案或者擅自销毁档案的；

（五）将档案出卖、赠送给外国人或者外国组织的；

（六）不按规定归档或者不按期移交档案，被责令改正而拒不改正的；

（七）档案工作人员明知存在档案安全隐患而不采取补救措施，或玩忽职守，造成档案损毁、灭失，或者存在档案安全隐患被责令限期整改而逾期未整改的；

（八）发生档案安全事故后，不采取抢救措施或者隐瞒不报、拒绝调查的。

第八章 附则

第三十八条本办法由党政办公室负责解释。

第三十九条本办法自印发之日起施行。

                                                                          湖南工艺美术职业学院

                                                                            2021年12月8日