第一条为正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使保存的档案既能反映学校主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《湖南省档案管理条例》等文件精神，结合学校实际，制定本规定。

第二条本规定中的文件材料是指学校在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

第三条反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；学校各项工作中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；需要贯彻执行的上级、同级的文件材料；其他对学校工作具有查考价值的文件材料，均属归档范围。

第四条学校文件材料不归档范围是：

（一）上级机关的文件材料中，普发性不需办理的文件材料，任免、奖惩非学校工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）学校文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性群众来信、电话记录、校内互相抄送的文件材料，学校负责人兼任外单位职务形成的与学校无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。

第五条凡属学校归档范围的文件材料，必须按有关规定向综合档案室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第六条学校文书档案的保管期限为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

第七条永久保管的文书档案主要包括：

（一）学校制定的有关学校工作的政策性和指导性文件材料；

（二）学校召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

（三）学校职能活动中形成的重要业务文件材料；

（四）学校关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示；重要的报告、计划、总结、综合统计报表等；

（五）学校机构演变、人事任免等文件材料；

（六）学校房屋买卖、土地征用，重要合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

（七）上级机关制发的属于学校业务范围的法律、法规、条例、标准和长远规划等重要文件材料；

（八）上级机关制发的非学校业务范围但需要贯彻执行的文件材料；

（九）党和国家领导人以及省市级领导视察学校工作形成的声像材料、讲话、报告、题词等。

第八条定期保管的文书档案主要包括：

（一）学校职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）学校召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）学校人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）学校一般性事务管理文件材料；

（五）学校关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（六）上级机关制发的属于学校主管业务的一般性文件材料；

（七）上级机关和同级机关制发的非学校主管业务但要贯彻执行的文件材料。

第九条学校对应归档电子文件的元数据、背景信息、软件说明书等要进行相应归档。

学校应归档纸质文件材料中，有发文笺、文件处理单、文件底稿的，应与文件正文、定稿一并归档。

第十条学校联合召开会议或者联合行文所形成的文件材料以学校为主的，原件由学校归档；学校为协办单位，可以重要文件材料的副本归档。

第十一条学校形成的人事、基建、财会及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

第十二条本规定自印发之日起实施。原《湖南工艺美术职业学院机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（湘工美职院〔2008〕58号）废止。

                                                                                      湖南工艺美术职业学院

                                                                                        2021年12月28日