第一章 总则
第一条为规范学校合同管理，切实维护学校合法权益，预防和减少合同纠纷的发生，确保学校财产及利益不受侵犯，根据《中华人民共和国民法典》及其他相关法律法规，结合学校实际，特制定本办法。
第二条本办法所称合同是指学校与其他平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止权利义务关系的书面协议。具体包括但不限于合作办学、科研、基本建设、银行贷款、维修改造、勘察设计、监理、审计、物业管理、物资设备采购、对外投资、资产租赁、准入经营、无形资产的有偿使用等。
第三条订立合同必须遵守国家法律、法规和规章，遵循公平、诚实、信用、协商一致的原则。
第四条学校合同实行统一指导监督、分级分类管理、各负其责的制度。
第二章 合同管理相关部门的职责
第五条学校合同管理涉及的部门包括合同发起的申请（经办）部门、财务处、审计处、后勤处、合同归口管理部门等。在合同管理中各部门应各尽其责，相互制衡，密切联系。
第六条合同申请（经办）部门的主要职责
（一）负责调查、审核合同对方的主体资格、资信情况及履约能力情况；
（二）负责拟定合同文本，提请相关职能部门审核合同，办理合同送审、报批、盖章及送交存档手续；
（三）负责履行合同的相应权利和义务，追踪合同标的内外质量；
（四）负责合同变更、解除及纠纷的处理；
（五）及时向党政办报送合同审批单及合同正本、招投标文件以及合同有关的各种纪要、变更等资料，及时反映合同履行中出现的法律问题；
（六）安排专人负责合同管理工作，及时做好本部门合同和有关文件的归档工作，建立本部门合同台账；
（七）定期将合同的履行情况和结果向党政办备案。
第七条财务处主要职责
财务处负责对合同资金计划、金额、收付款方式、税务等事项进行审核，参与重要和重大合同的谈判。
第八条审计处主要职责
审计处负责合同签订和执行的全过程监督，确保程序合法，监督到位，保证公开公平公正。
第九条后勤处主要职责
后勤处负责对采购合同的审核，确保采购合同内容符合学校采购管理办法。
第十条合同归口管理部门（党政办）的主要职责
党政办是学校合同管理的归口部门，统一管理学校的合同工作，主要职责是：
（一）负责拟定、修订合同管理制度，并组织实施；
（二）组织宣传贯彻《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，组织对各部门负责人和合同经办人的培训；
（三）参与学校对外订立重大和重要合同的谈判；
（四）对合同订立、变更及解除进行审查把关；
（五）负责对学校各类合同执行情况的监督检查；
（六）负责学校合同专用章的管理；
（七）负责学校合同台账、合同档案的建立和管理；
（八）协调学校内部和外部合同关系，对合同纠纷依法申请仲裁或诉讼；
（九）负责联系学校常年法律顾问审核重要的合同、协议，必要时要求法律顾问提出法律意见书，法律顾问协助学校起草、修改、审查各类合同，参与重大和重要合同谈判，参与合同纠纷的调解、仲裁、诉讼活动；
（十）合同管理中需要解决的其他问题。
第三章 合同的订立
第十一条学校对外发生经济业务行为，除即时结清方式或按规定可不签订合同外，标的金额在2万元及以上的经济活动应当签订书面合同；标的金额在2万元以下的，按相关规定和工作需要签订合同。
第十二条学校任何部门一律不准用学校资产对外签订担保合同，未经上级部门批准不得签订投资合同和借贷合同。涉及学校土地及资产处置、出租等事宜的合同必须经学校校长办公会或党委会议审议通过，并根据有关规定办理相关审批手续。
第十三条订立合同实行审批制度，合同申请（经办）部门、党政办、财务处、审计处、后勤处等相关部门对合同审核并在合同审批单签署明确意见后再提交分管校领导审核，报校长审批；特别重大的合同，须经党委会研究决定。
第十四条凡以学校名义与外单位、自然人订立的合同，必须经学校法定代表人亲自签署或明确权限委托签订。未经学校法定代表人明确委托而以学校名义签订合同的，视为侵权行为，学校将追究其侵权行为的法律责任，由此造成经济损失和其他后果，由签订人自负。
第十五条合同签署的权限
合同标的在5万元以下的合同，一般由学校法定代表人委托申请（经办）部门负责人签订；5万元及以上20万元以下的合同，一般由法定代表人委托分管业务的校领导签订；20万元及以上或重大合同由法定代表人亲笔签订或委托分管业务的校领导签订。
严禁将同一经济业务的合同“化整为零”，规避程序，越权签订合同。
第十六条学校各部门未经学校法定代表人委托授权，不得以本部门的名义对外订立任何合同。否则，学校追究其侵权责任，由此造成经济损失和其他后果，由签订人自负。
第四章 合同印章和合同审批表的管理
第十七条学校刻制“湖南工艺美术职业学院合同专用章”，由学校党政办指定专人负责保管，严格按规定使用印章，并建立用印登记备查制度。
第十八条凡学校对外签订的合同必须加盖“湖南工艺美术职业学院合同专用章”；有特别约定需盖学校行政公章的，按特别约定。
未按本办法规定加盖“湖南工艺美术职业学院合同专用章”或学校行政公章的合同均为无效合同。
第十九条发生特殊情况，须外带合同专用章的，须经法定代表人批准，并按规定办理登记手续。合同专用章如遗失或被盗，除应立即通知有关部门外，应登报挂失。
第二十条合同审批表的使用流程
（一）由订立合同的申请（经办）部门按要求先在学校统一印制“合同审批表”填写合同概况，并附合同文本；
（二）合同审批表由签订合同的申请（经办）部门负责人签字，经后勤处、财务处、审计处、党政办等相关职能部门负责人审核后报分管业务的校领导和校长审批；
（三）申请（经办）部门提交的合同经法定代表人或被授权人签字后，党政办盖章时应将合同审批单和合同正本一份存档。
第五章 合同的履行与监督
第二十一条合同依法签订后，即具有法律约束力。与合同有关的部门、人员都必须本着“守合同、重信用”的原则，严格执行所规定的权利义务，确保合同实际、全面地履行。
第二十二条合同实行合同履约责任制，合同申请（经办）部门是合同履约的第一责任人，第一责任人对合同的全面、正确履行负责。如出现不能履行或不能完全履行时，应采取紧急措施减少损失，并及时向分管业务的校领导报告。
第二十三条对于学校为付款方的合同，支付合同价款时，须按学校相关规定审批签字。否则，财务处不予付款。支付最后一笔合同款项时，合同申请（经办）部门应填写合同履行终结报告，送党政办办理终止合同备案手续。
第六章 合同的变更、终止与纠纷处理
第二十四条合同申请（经办）部门提出变更、终止或解除合同的，应送分管业务校领导和法定代表人审批后，按法律规定的程序办理；对方提出变更、终止或解除合同建议的，学校应在接到对方书面通知后，及时汇报和听取分管业务校领导和法定代表人的意见，并按法律规定或约定的期限予以明确答复。
第二十五条合同的变更、终止或解除合同以及对合同履行等提出异议的，必须采用书面形式。
第二十六条发生合同纠纷时，合同申请（经办）部门应会同党政办、财务处、审计处、后勤处等部门提出明确意见，及时向学校报告，积极与对方协商解决，避免给学校利益造成损失。
第二十七条对经协商仍无法解决的合同纠纷，经法定代表人同意，可提交上级主管机关、仲裁部门或人民法院依法处理。
第二十八条合同纠纷的提出，应及时与对方当事人协商处理，注意不超过法律规定的时效。
第二十九条合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应订立书面协议，由双方代表签字并加盖合同专用章。
第三十条合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知有关部门，并将有关资料汇总，统一交党政办归档，以备查考。
第七章 合同登记与归档管理
第三十一条学校党政办要加强合同登记管理，充分利用信息化手段，建立合同文本统一分类和连续编号制度，定期对合同进行统计、分类和归档，合同终结及时办理销号和归档手续。认真做好合同管理和基础工作，具体如下：
（一）建立合同档案。每一份合同都必须有一个编号，不得重复或遗漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同审批表，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议（包括文书、电传等），均应妥善保管；
（二）建立合同管理台账。党政办应根据合同的不同种类，建立合同的分类台账和总台账。每个部门必须设一个总台账。其主要内容包括：序号、合同号、经手人、签约日期、合同标的、价金、对方单位、履行情况及备注等。台账应逐日填写，做到准确、及时、完整；
（三）合同申请（经办）部门要按学期填写“合同情况报告表”，及时报送党政办和分管业务副校长。
第三十二条合同申请（经办）部门应在合同订立后10天内向党政办提交完善的合同等相关资料的登记手续。
第三十三条合同订立后，党政办、财务处、合同申请（经办）部门各一份正式合同。
第三十四条合同归档后，各部门借阅时必须履行审批登记手续，借阅合同要及时返还。
第三十五条学校签订的合同涉及商业机密的，要严格管理，防止泄密。
第三十六条党政办对学校所属各部门的合同管理情况进行定期和不定期的检查，对合同履行情况进行监督和分析评估。
第八章 责任追究
第三十七条对违反国家法律法规及本办法规定，在签订、履行合同中失职、渎职或以权谋私，损害国家和学校利益的，将视其情节，追究责任人的行政和经济责任，构成犯罪的，移交司法机关处理。
第九章 附则
第三十八条本办法由党政办负责解释。
第三十九条本办法自公布之日起执行，2017年10月25日印发的《湖南工艺美术职业学院合同管理办法》（湘工美职院〔2017〕75号）同时废止。
湖南工艺美术职业学院
2022年1月19日
