为了加强对档案的科学管理，有效保护和利用档案，为学院建设和发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等法规，结合我院档案工作实际，制定本办法。

　　第一条 学院在不同历史时期的教学、科研、党政管理及其他各项活动直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，均属学院档案。

　　第二条 学院档案必须实行统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于利用开发。

　　第三条 学院档案工作是办好学院的重要基础工作之一，是衡量学院教育质量和管理水平的一个重要标志，是学院整体发展规划的一部分，学院必须加强对档案工作的领导和管理。

　　第四条 学院党政办公室是学院档案工作归口管理部门，下设学院档案室，专人管理。党政办公室负责对学院档案工作实行统筹规划、组织协调；对各部门档案工作实行监督和指导，是集中统一永久保管和提供利用本院各门类档案的业务机构。根据学院实际和需求，各部门可在党政办公室的指导下设档案分室，并按需要指定专人或兼职人员管理本部门档案工作。

　　第五条 学院党政办公室档案室的基本任务和职责。

　　（一）贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，规划全院的档案工作。

　　（二）建立健全学院档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况。

　　（三）负责全院档案的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管,统计全院各类档案及有关资料。

　　（四）结合本院实际，拟定各类档案的归档范围及保管期限，编制检索工具和参考资料，参加信息化工作的整体化建设，开发档案信息资源，并主动提供利用。

　　（五）参加档案工作协作，学术研究和交流活动。

　　（六）健全档案工作网络，负责各部门兼职档案人员的业务指导。

　　（七）运用现代科学技术管理档案，逐步实现档案管理现代化。

　　第六条 学院专兼职档案人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针正政策，忠于职守、严守纪律、热爱档案事业、刻苦钻研业务，努力提高政治素质与业务水平，以保证档案工作任务的顺利完成。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　档案保管制度

　　一、确保档案的完整与齐全，切实反映本校的历史真貌，收集单位的党政群团、教学、科技、会计等门类及实物，声像档案，实行集中统一保管。

　　二、档案库房要贯彻“以防为主，防治结合”原则，按照“九防”要求，尽量改善保管条件，加强防护措施，扎实地测记与调控。

　　三、保持库房整齐清洁，严禁库内堆放食品及其他杂物，杜绝虫鼠、霉菌损坏档案的现象污害，搬运档案注意轻拿轻放，减少档案的机械磨损。

　　四、经常对档案的数量、保护技术、温度湿度等情况进行检查，加强防范措施，发现问题及时整改。

　　五、档案员要尽职尽责，刻苦钻研档案保护技术，不断提高科学管理水平，把保护工作贯彻到档案工作的各个环节中，注意避免单纯的“为保管而保管”。

　　六、档案工作人员下班前要检查库房、文件柜、门窗是否上锁关好，方可离去。