公文、电报、信函等是学院的重要文书资料，是办好学院的重要政策依据，为加强文件管理，发挥文件效用，特制定本制度。

　　一、收文

　　凡从外部送达我院公文、电报、公函和其它有关学院处理的文字材料均属收文。收文归口学院党政办公室管理，收文包括签收、拆封、登记、分办、批办、传阅、承办、催办、注办、归档、销毁等十一个环节。

　　1、签收。凡投递到传达室的收文，均由收发员签收；上级机关专人送来的机要文件，由党政办主任签收，签收人在签收信件时应逐件核对。

　　2、拆封。拆封由党政办秘书办理，其它人员未经同意不得私自拆封，绝密文件由党政办主任拆封。

　　3、登记。收文后，由党政办秘书移交档案管理员按收文登记的范围在登记薄上及时准确时地逐件登记。

　　4、分办。登记后的收文由党政办主任根据院领导和主管业务部门的职责，按轻重缓急，安排合理流向，由档案员分送有关校领导批示或有关部门承办处理。上级下发的有关政策规定性文件，如：财会、人事等需要经常使用的文件，复印发给各作用部门，正式文件存档案室。

　　5、批办。根据收文的内容和要求，由学院主管领导用钢笔或毛笔及时作出明确批示，提出处理意见。

　　6、传阅。对于非承办性收文，档案员按确定的传阅范围送有关部门或领导传阅。

　　7、承办。承办部门或承办人员要按收文要求和院领导批示及时进行办理，并将办理情况及时报党政办公室或主管校领导。

　　8、催办。对未适时办理的公文，由党政办主任或秘书负责督促承办部门抓紧办理，时间性强的公文限期办理。

　　9、注办。承办人员在处理公文时，应把处理结果在公文的适当位置或公文处理单上作扼要注明。已注办的公文要及时交回党政办公室。

　　10、归档。注办后的文件，由党政办秘书定期清理无误后移交档案室，档案室按有关规定归档。

　　11、销毁。对于过时的无保留价值的公文，档案室每年清理一次，经党政办主任和主管院领导审核后销毁。

　　二、发文

　　学院发出的公文、电报、信函和其它文字材料都属学院的发文。发文主要包括六个方面：一是请示文件；二是批复文件；三是向下发的指导性文件；四是向上级机关反映工作和情况的报告；五是对平行机关商洽工作的问函和复函；六是其它各种文件、电报和信件。发文处理工作包括拟稿、会签、核稿、签发、编号登记、缮印、校对、用印、送发、归卷等十个环节。

　　1、拟稿。各部门工作均以学院名义行文，主办部门拟稿，全面性工作由界定拟稿。拟稿要统一使用学院印制的公文稿头纸，拟文稿要做到：符合政策规定，观点明确，条理清楚，文字精练，书写工整，标点数字准确。

　　2、全签。凡所拟文稿中涉及其它部门的问题，拟稿部门要事先征求有关部门的意见，并将文稿送该部门会签。会签工作由拟稿部门办理。

　　3、核稿。凡发文稿在送院领导审批签发之前，一律送学院党政办公室，由办公室负责对发文的文字、内容、体式等作全面审核检查，不符合要求的文稿，办公室可提出修改意见或直接进行修改。

　　4、签发。拟稿后的发文，由党政办公室及时送有关院领导审核签发。

　　⑴涉及全面性的重要文件，由院长（书记）签发或经过院长办公会议讨论通过，由院长（书记）签发。

　　⑵涉及某一方面问题的文件，由分管院领导签发。

　　5、编号登记。发文经院领导签发后，要进行发文登记和编号，编号登记工作由党政办公室秘书负责。

　　6、编印。凡经院领导签发和编号登记的定稿，需经打字或缮写制成正式文本，打印工作由党政办公室安排打字室承办。

　　7、校对。凡缮印的底版或清样必须由拟稿单位或拟稿人进行校对，校对必须准确。

　　8、用印。制成的文件必须加盖学院印章才能生效，用印工作由党政办公室秘书负责。各部门承办的文件用印时，必须将文件底稿和正式文件2份交办公室。

　　9、送发。文件的送发工作由党政办公室负责，送发的文件要进行登记；送发院内的文件只送至院领导和各处、室、系、部、中心负责转发。

　　10、归卷。党政办公室秘书应将文件原稿及附件归并整理在一起，连同文件印成件及时送档案室归卷存档。