一、每年归档时间：

1.教学单位： 4月1日--4月20日以前；

2.各党政职能部门及教辅单位：４月21日--5月10日以前；

3.学校办公室：5月20日以前

二、归档范围：

1.按照学院党政办公室2印发的《湖南工艺美术职业学院党务归档范围和保管期限表》的归档范围归档。

2.教学单位按照党务方面文字、声像2类档案的归档范围，结合本单位在工作中形成的有保存利用价值的进行立卷归档。

3.各职能部门：凡是反映学院和部门党务工作的，且有保存利用价值的材料不能漏归，上级除事务性文件不归档外，其余都应归档；。

4.照片档案可归照片或光盘。

三、案卷质量要求：

1.案卷整齐美观，卷内目录格式统一，填写规范，案卷题名拟写正确，案卷封面布局合理，保管期限划分准确，备考表填写完整，页码编写符合要求。

2.卷内文件材料：齐全，完整。

3.照片或光盘应图像清晰，有文字说明，包括时间、地点、人物、事由、摄影者五要素。

四、保证案卷质量的措施

1.专兼职档案人员均应自觉钻研档案业务知识，努力提高业务素质。

2.专兼职档案人员要有强烈的责任感、事业心和审美意识。

3.各单位在立卷时，先分类，然后输入卷内目录，如对案卷质量把握不准的，经档案室检查后才打印。

4.填写案卷题名时，应先拟写初稿，反复修改后，再填写案卷封面。

5.各单位确定一名兼职档案人员，应相对稳定。