第一章 总    则

　　第一条 档案工作是学生会工作连续性、有序性的有力保障，为实现工作的正规化，特制定此项制度，以提高工作效率和工作质量。

第二章 归档办法

　　第二条 档案是学生会的组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字与图像声像资料，是学生会至关重要的公共财产。档案内容不得随意公示、复制。

　　第三条 档案由学生工作办公室分类统一管理；各部门档案由各部门部长整理，办公室监督管理，每一学期各部门将进行一次档案清理，将有关活动资料归档备案。

　　第四条 本制度所称档案，包括学生会人事档案、工作档案、财务档案及活动档案。

　　第五条 档案形式要求：对于各部门档案，应有纸质和电子两种版本。

　　第六条 档案上缴日期：自该项工作、活动结束后一周内。

　　第七条 档案上交时由办公室签收，办公室设置专人专管。

　　第八条 本制度所称管理，是指档案的收集、移交、保管和使用。

第三章 档案内容

　　第九条 人事档案包括个人履历简介、年度工作鉴定、以及其它有关材料，由办公室协同评价中心负责考察记录。

　　（一）个人履历是学生会成员的基础档案，由个人及相关部门负责填写。每学期纳新工作结束后5天内，各部门需将新加入成员的报名表及部门内部通联信息表提交办公室存档管理。

　　（二）年度工作鉴定是对学生会成员每年工作的评定，一式三份，由学生会送一份到被鉴定人所在班级，作为德育分加分的依据之一。

　　（三）工作鉴定是学生会成员免职或毕业离校时对其总体工作的鉴定并存入该学生档案。

第十条 工作档案包括团学工作正式文件、学生会工作目录，部门工作档案，各班学生工作档案，上级及外单位来文以及其它档案，由办公室整理保管。

（一）学生会工作目录是学生会的大事记，按日期顺序记录，并标上详细内容所在有关档案的页码。

（二）学生会各部门建立工作日志。工作日志作为部门工作档案保存，各部门将其各项工作指示、规章制度、活动通知、表彰文件、决定、建议意见、经验总结等认真详实地加以记载，分管主席定期检查，并将重大事项告知办公室以便列入工作目录。

　　第十一条 财务档案包括账目，现金收支表，各种有关票据，表格等，由办公室负责定期检查，依据财务管理制度。

第十二条 活动档案

（一）活动档案内容包括活动策划书、活动筹备情况、活动及进程结果、活动新闻稿、照片等各种文字与图像资料。

（二）活动结束后5天内由主办部门及时写出工作总结，并与以上材料一起交办公室归档。

第四章 格式要求

　　第十三条 行文格式要求

1.文档用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸。

2.文档应左侧装订，页码之间误差不超过4 mm，分别在页面1/3、2/3处装订，且书订与左侧边缘距1cm。页边距上下为2.54，左右为3.17。

3.所有文档应该设置封皮，字体为一号加粗宋体，所有空行回车符同样为一号宋体，行距为单倍行距，注明落款（电气工程系团总支）和文件制订时间（使用阿拉伯数字标全年月日，不设虚位数字，即1不编为01），字体字号为3号宋体，落款下方应插入一行空行，其他排版要求与主标题一致。

4.主标题一般用2号宋体字，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形，行距一般为固定值25。若有副标题，则字号应于正文一致3号仿宋体字，右对齐，试行时间副标题应居中对齐。主标题与正文应插入一行空行，空行回车符为3号仿宋体。

5.正文一般用3号仿宋体字，行间距为固定值25，所有另起一行的内容（附件部分略有不同，请注意）均要缩进两个汉字的空格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一级标题用3号黑体字。

6.前言和目录是与正文分开编排页码，一般采用Ⅰ.Ⅱ.Ⅲ罗马数字，目录两字用小2号黑体，居中对齐。

7.文档若有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

8.页眉页脚、表格内文字采用5号宋体，表格内大段文字应采用左对齐方式，页眉页脚一般采用居中方式。

9.文档中应注意插入页码（单面打印对齐方式为居中，正反面打印对齐方式为靠外侧，格式为―1―）；标明落款单位（电气工程系团总支），用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。落款单位最后一个字要求距离右边距为4个汉字字符。盖章要做到“骑年压月”。

10.排版过程中禁止使用自动生成的编号和手动居中。

11.关于排版要求，若有不明之处，可参照本文件排版格式。

12.各种文稿发稿过程中要认真填写文稿承办单。

13. Excel 中的字号是以磅为单位的,这个字号在 Word、Excel 中,均遵循下面的规定: 初号=42磅、小初=36 磅、一号=26 磅、小一=24 磅、二号=22 磅，以此类推。

第十四条 图片要求

照片大小必须达到2M以上，图像清晰度高。照片文件要注明出处，以班级或部门为单位上交的要建立文件夹。图片应包括三项信息，一是主题或条幅，二是主讲人，三是观众。

第五章 档案保管

　　第十五条 每学期结束后的三天内，学生工作办公室对所有纸质版档案进行整理、编码，备份电子版予以保存，以防档案丢失。

第六章 相关责任

　　第十六条 学生会全体成员不得违反本制度规定内容，有下列行为之一的，由办公室直接向学生会主席通报相关情况，在核实清楚后，由学生工作办公室督促并监督违反规定部门限期改正，由学生会主席在办公例会上对有关部门和该部门负责人给予通报批评：

　　(一)对本部门档案不实行统一管理，档案管理混乱的；

　　(二)不按时归档、不按期移交档案；

　　(三)档案保管条件不符合规定，危及档案安全的；

　　(四)借阅档案不按时归还的。

　　第十七条 全体成员有下列违规行为之一的，由办公室直接向学生会主席通报情况，在核实后，由学生工作办公室责令违反规定者限期改正，由办公室根据学生工作办公室的意见对有关部门及负责人给予相应处分：

　　(一)限期提交相关档案资料而仍不提交的；

　　(二)拒绝归档、移交，将档案据为己有的；

　　(三)在档案上乱画、涂改的；

　　(四)伪造、损毁、剪裁、抽取档案资料的；

　　(五)档案管理人员玩忽职守，造成档案损失的。

第七章 附   则

　　第十八条 本制度自颁布之日起实施，由团学会负责监督。

       第十九条 本制度解释权归手工艺术学院学生工作办公室。