为进一步优化各部门质量管理手册，提升我校质量管理工作水平，学校于2021年11月27日至12月2日对各部门提交的质量管理手册再次进行了检查，现将检查情况反馈如下：
一、检查情况通报
（一）提交情况
截止目前，29个部门均已提交经分管校领导签字确认的部门质量管理手册。
（二）检查重点
1.部门职责—岗位工作—工作标准之间的逻辑关系是否科学合理。
2.岗位具体化工作的工作标准是否可操作、可量化。
3.岗位的具体化工作内容是否饱和。
4.格式、文本等其它内容是否规范。
（三）检查情况反馈
表1 各部门质量管理手册检查情况反馈表
序号 |
部门 |
检查结果 |
存在问题 |
建议 |
1 |
党政办公室 |
合格 |
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2 |
宣传统战部 |
合格 |
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3 |
组织人事处 |
合格 |
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4 |
校企合作处 |
合格 |
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5 |
科研处 |
合格 |
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6 |
创建办公室 |
合格 |
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7 |
质量管理办公室 |
合格 |
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8 |
纪检监察处 |
合格 |
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9 |
服装艺术设计学院 |
合格 |
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10 |
视觉传播设计学院 |
合格 |
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11 |
湘绣艺术学院 |
合格 |
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12 |
创新创业教育学院 |
合格 |
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13 |
公共课基础部 |
合格 |
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14 |
马克思主义学院 |
合格 |
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15 |
学生工作部 |
合格 |
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16 |
信息中心 |
基本合格 |
1.部分岗位的工作标准描述模糊 2.根据据本部门设置的实训管理岗（5）的具体化工作及工作标准的描述，存在工作量不饱和现象 |
1.建议按照SMART原则修改工作标准 2.建议该部门与组织人事处进一步核实相关岗位的工作职责与任务，做好定编定岗工作 |
17 |
教务处 |
基本合格 |
1.部分岗位的工作标准描述模糊 2.根据本部门设置的教材建设干事岗、考务干事岗、成绩管理干事岗的具体化工作及工作标准的描述，这些岗位工作量存在不饱和现象 |
1.建议按照SMART原则修改工作标准 2.建议该部门与组织人事处进一步核实相关岗位的工作职责与任务，做好定编定岗工作 |
18 |
图书馆 |
基本合格 |
1.部分岗位的工作标准描述模糊 2.根据本部门设置的资源建设岗、教育培训岗的具体化工作及工作标准的描述，这些岗位工作量存在不饱和现象 |
1.建议按照SMART原则修改工作标准 2.建议该部门与组织人事处进一步核实相关岗位的工作职责与任务，做好定编定岗工作 |
19 |
财务处 |
基本合格 |
1.部分岗位的工作标准描述模糊 2.本部门设置18个岗位，岗位设置不科学、且不符合工作实际 |
1.建议按照SMART原则修改工作标准 2.建议该部门与组织人事处进一步核实相关岗位的工作职责与任务，做好定编定岗工作 |
20 |
后勤处 |
基本合格 |
1.部分岗位的工作标准描述模糊 2.根据本部门设置的干事2、3、4的具体化工作及工作标准的描述，这些岗位工作量存在不饱和现象 |
1.建议按照SMART原则修改工作标准 2.建议该部门与组织人事处进一步核实相关岗位的工作职责与任务，做好定编定岗工作 |
21 |
基础建设指挥部 |
基本合格 |
1.部分岗位的工作标准描述模糊 2.根据本部门设置的内勤档案岗、综合岗、材料岗的具体化工作及工作标准的描述，这些岗位工作量存在不饱和现象 |
1.建议按照SMART原则修改工作标准 2.建议该部门与组织人事处进一步核实相关岗位的工作职责与任务，做好定编定岗工作 |
22 |
保卫处 |
基本合格 |
1.部分岗位的工作标准描述模糊 2.存在部分岗位的工作标准与具体化工作描述雷同 3.部分岗位的工作标准写成工作过程 |
建议按照SMART原则修改工作标准 |
23 |
工会 |
基本合格 |
部分岗位的工作标准描述模糊 |
建议按照SMART原则修改工作标准 |
24 |
招生处 |
基本合格 |
部分岗位的工作标准描述模糊 |
建议按照SMART原则修改工作标准 |
25 |
审计处 |
基本合格 |
部分岗位的工作标准描述模糊 |
建议按照SMART原则修改工作标准 |
26 |
环境艺术设计学院 |
基本合格 |
部分岗位的工作标准描述模糊 |
建议按照SMART原则修改工作标准 |
27 |
数字艺术学院 |
基本合格 |
部分岗位的工作标准描述模糊 |
建议按照SMART原则修改工作标准 |
28 |
手工艺术学院 |
基本合格 |
部分岗位的工作标准描述模糊 |
建议按照SMART原则修改工作标准 |
29 |
长沙综合管理办公室 |
基本合格 |
1.部分岗位的工作标准描述模糊 2.根据本部门设置的干事3、干事4、干事5、干事6、干事9、干事10、干事14具体化工作及工作标准的描述，这些岗位工作量存在不饱和现象 |
1.建议按照SMART原则修改工作标准 2.建议该部门与组织人事处进一步核实相关岗位的工作职责与任务，做好定编定岗工作 |
二、下一步整改要求
质量管理手册“基本合格”的14个部门需对存在的问题进行深入分析并认真修改完善。部门负责人应厘清本部门工作职责与权限，遵循WBS工作分解结构，每一项工作对应一个岗位，直至分解不下去为止。制定岗位具体化工作标准时，应遵循SMART原则，工作标准描述应是数字化或者行为化的，能量化的尽可能量化，不能量化的应质化，要用可测的语言进行描述，工作标准还应注重完成工作任务的特定期限。
请这14个部门于2021年12月10日17:00前将修改的部门质量管理手册电子稿发送给质管办尹佳豪老师，邮箱：1213444082@qq.com。学校将再一次组织检查。
质量管理办公室
2021年12月3日
